LES ETAPES CLEFS POUR ORGANISER UN EVENEMENT

18 février 2019

Parce que travailler dans l’événementiel signifie avoir un sens de l’organisation aiguisé, voici les étapes clefs de l’organisation d’événement ! Dans notre cas, l’organisation d’un team building pour une entreprise. Bien entendu si vous travaillez dans un autre secteur de l’événementiel, de nombreuses étapes restent identiques et vous pourrez donc vous en inspirer !

 

 

Tout commence par un appel téléphonique, un mail ! Le client vous fait part de ses projets et de sa demande. A ce moment là il ne faut pas oublier les questions principales : Où ? Quand ? Combien de personnes ? Quel Projet ?  Et enfin pensez à bien noter les coordonnées de la personne.

Avec toutes ces informations en tête, vous allez pouvoir réfléchir au programme parfait pour cette demande. Attention, bien souvent vous êtes plus à même de savoir ce qui est bon pour vos clients, alors n’hésitez pas à proposer des choses auxquelles ils n’ont pas pensé ! Quand votre devis est prêt, il ne reste plus qu’à l’envoyer à votre contact.

Après moultes et moultes échanges entre vous et le client, le devis est enfin accepté et signé par l’autre partie. C’est là que tout commence !

Vous pouvez vous lancer dans les demandes d’autorisations auprès des autorités concernées si besoin.

Environ un mois avant l’évènement, vous devrez vous poser la question de la production. En effet, faut-il acheter du matériel pour cet évènement, faut-il créer un atelier ? Il ne vous reste plus que 30 jours pour que tout soit opérationnel le jour J.

Et voilà, le temps passe très vite, nous sommes déjà arrivés au jour de l’événement ! Et bien entendu l’organisation ne fait que commencer, car la pression monte et il ne faut rien oublier… Pensez à faire des check-lists avant chaque chargement afin de vous assurer de ne manquer de rien au moment venu. Quand vient le moment de l’installation, briefez correctement votre staff pour ne pas faire et défaire pendant des heures ! Vous gagnerez un temps fou.

Quand tout est prêt, vous pouvez enfin vous détendre, car après un petit mot d’accueil et un briefing sur l’activité du jour, les participants vont pouvoir profiter de votre programme ! L’animation commence, le meilleur moment pour voir tous vos efforts récompensés !

Le temps des résultats est arrivé, tout le monde veut être premier… Mais votre (dure) tâche est de déterminer quelle équipe est la grande gagnante de la journée ! Une belle remise des prix reste dans les mémoires car c’est le dernier moment que les participants passent à vos côtés, alors soignez tout ça !

Ouf… ça y est tout le monde est parti ! Il ne reste plus que vous, votre staff et tout le matos… On souffle un coup, un peu de motivation, et on y retourne, on remballe tout dans le camion ! N’oubliez surtout pas de féliciter et remercier votre équipe, qui a contribué à faire de cette journée une réussite.

Pour clôturer cet évènement bien entendu n’oubliez pas d’envoyer la facture de solde à votre client, accompagné d’un mot de remerciement, pour vous avoir fait confiance lors de cette journée si spéciale pour eux !