Comment gérer le planning de mon boss ?

22 novembre 2018

Vous êtes arrivée depuis plus de 10 minutes au bureau, et vous n’avez même eu le temps d’enlever votre manteau car vous avez été prise d’assaut par le téléphone qui sonnait déjà, puis Laurence est passée vous faire signer quelques papiers et enfin le livreur avait besoin d’un coup de tampon pour la livraison de papier A4, mais vous ne le trouviez plus.
Quand vous vous apprêtiez à vous lever pour ôter ce fichu manteau qui vous encombre, votre patron a appelé…

  • « Louise, Bonjour !
    Vous penserez à appeler Mr MARTIN pour décaler le Rendez-vous de jeudi ?
  • Au fait vous avez bien réservé mon vol pour le séminaire de la semaine prochaine ? Pas le vol de 6h45, je préférerai celui de 7h30. En Business.
    Et au passage profitez-en pour me caler un rendez-vous avec notre client de Bordeaux, Ah, son nom m’échappe, mais je vous laisse le retrouver.
  • Ah avant que j’oublie, ma femme nous a réservé une table pour le déjeuner au petit chinois d’en face, mais je n’aurai pas le temps. Vous serez gentille, appelez les pour les prévenir…
    C’est bien à 18h que je dois aller chez le kiné ?  ».

 

Voilà, ça n’aura duré qu’une minute montre en main, et quand vous raccrochez, vous portez toujours votre manteau, mais vous avez aussi le privilège d’avoir une pile de post it sur votre bureau, avec une belle liste de tâches à faire….
Il n’est même pas 9 heures…et vous pensez à tout ce que vous avez encore à faire : les relances clients, les envois de factures, les réunions à organiser avec l’équipe, les commandes à passer pour les gros chantiers en cours, passer à la poste pour les courriers en recommandé, rappeler le technicien car votre bureau ne ferme toujours pas etc…

STOP, ne paniquez pas…

Dans votre cas, un mot s’impose : ORGANISATION. Et oui, ce mot doit vous coller à la peau .
Oui, car après-tout, vous êtes le bras droit du patron, et ça n’est pas rien .

Prenez donc une grande inspiration, ENLEVEZ VOTRE MANTEAU, ouvrez la fenêtre, prenez une grande bouffée d’air frais matinal, et mettez-vous en route

En tant qu’assistante, vous avez un rôle clé dans l’entreprise. Vous êtes au cœur de tout ce qu’il s’y passe.
Vous arriverez à tout faire d’ici la fin de la journée, car vous allez gérer votre temps et votre planning et celui de votre patron ! Vous y êtes habituée, vous avez les capacités pour cela.

Reprenez depuis le début, tâche après tâche, en gardant toujours à l’esprit ces points-clés :

  • PRIORISER LES TACHES PAR ORDRE D’IMPORTANCE
  • ETRE RIGOUREUSE
  • SE MONTRER DISCRETE ET GARDER LA CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS
  • ETRE AUTONOME

Dans l’échange téléphonique de votre patron, le plus urgent est clairement de réserver ce billet d’Avion, ensuite annuler le déjeuner du jour-même, Mr Martin doit ensuite être prévenu du changement de rendez-vous et pour finir, recherchez le fameux client Bordelais pour fixer une rencontre lors de la venue de Monsieur Le Patron..

Ah oui, et pour le kiné, vous n’en savez rien il ne vous l’ a pas dit, et vous n’êtes ni sa femme, ni sa mère !

Voilà, vous avez fait ce qu’il vous demandait et pouvez donc désormais vous consacrer à vos tâches à vous.

N’oubliez pas de jeter chaque post-it concerné une fois que la tâche est accomplie… Ca libérera de la place et votre esprit surtout !

Montrez que vous savez prendre des initiatives : créez à votre patron un agenda en ligne personnel, afin qu’il y note ses rendez-vous extra-professionnels, médicaux etc…

Ah oui, et avant de finir, n’oubliez pas d’envoyer à tous le service le compte-rendu de la dernière réunion… !

Vous voyez… Vous êtes indispensables à votre entreprise .